Jelenléti nyilvántartás, szabadságok, személyi anyagok, jóváhagyások és beillesztés — digitális folyamatokba helyezve, amelyeket a csapat naponta használ. Szakaszosan vezetjük be, minden lépéshez megnevezett felelőssel, és ellenőrizzük, hogy a folyamatot valóban használják-e.
Nézze meg, hol kezdenénk →A jelenléti nyilvántartás késve zárul, mert az órák WhatsApp-on érkeznek, három műszakvezetőtől. A szabadságokat e-mailben hagyják jóvá, és senki nem tudja biztosan, kinek hány napja maradt.
Először azt nézzük meg, hogyan mozog ma az információ: ki kér, ki hagy jóvá, ki viszi fel ugyanazt az adatot háromszor. A felesleges lépéseket nem automatizáljuk, hanem megszüntetjük.
Az eszközöket a cég méretéhez és a valós költségkerethez igazítva ajánljuk. A licencek az Önök nevén maradnak, a dokumentációval együtt, függetlenül attól, ki kezeli őket a továbbiakban.
Az elfogadás dönt: a saját eseteiken képezzük az embereket, nem demón.
Az első folyamat ütemezését a folyamat és a rendelkezésre álló adatok felmérése után határozzuk meg. A többi szakaszosan, a prioritások sorrendjében következik.
A csapattal a jelenléti nyilvántartáson, a szabadságokon, a személyi anyagokon, a beilleszkedésen és a riportokon dolgozunk. Feljegyezzük a lépéseket, az elhasznált időt és azokat a pontokat, ahol adat veszik el.
Bármilyen eszköz előtt egyszerűsítjük a folyamatot: kettőzött jóváhagyások, soha el nem olvasott űrlapok, jogalap nélküli aláírások.
Két változatot javaslunk költségekkel, korlátokkal és bevezetési ráfordítással. A döntés Önöké marad, írásban rögzített érvekkel.
Beállítás, adatmigráció, tesztelés egy pilotrészlegen, majd kiterjesztés. Minden szakasznak van felelőse és záró dátuma.
Képzés valós eseteken, rövid útmutatók a munkavállalóknak, és támogatás az első, teljesen a rendszerben elvégzett jelenléti nyilvántartáshoz és bérszámfejtéshez.
Megkapja a folyamattérképet, a beállított folyamatokat, a csapatnak szóló útmutatókat és támogatást az induláskor.
A jelenléti nyilvántartás táblázatokban készül, és a javítások napokig tartanak.
A személyi anyagok papíron vannak, és egy dokumentum megtalálása egy órába telik.
Van megvásárolt rendszer, de az emberek párhuzamosan e-mailben dolgoznak.
Gyorsan nőnek, és a kézi folyamatok már nem tartanak lépést a létszámmal.
A már meglévő eszközökkel dolgozunk, ha lefedik az igényt. Váltást csak akkor javaslunk, ha a maradás költsége nagyobb, mint az adatok átköltöztetéséé.
Írtunk egy példát arra, hogyan közelítenénk meg azt a helyzetet, amelyben a rendszer megvan, de a csapat mégis Excelben dolgozik: mit vizsgálnánk, mit javasolnánk és mit mérnénk. Nem ügyféleredményeket mutat be.
Nézze meg, hogyan közelítenénk meg egy hasonló helyzetet →