DIGITALIZÁCIÓ
Van HR-rendszerük. A csapat mégis Excelben dolgozik.
A bevezetés sikere egy valódi folyamatban derül ki, nem a licenc megvásárlásakor. Megnézzük, pontosan mitől egyszerűbb a régi módszer, és onnan indulunk.
PÉLDA A HUMX MÓDSZERÉRE, NEM ÜGYFÉLPROJEKT.
HOL AKADNAK EL A DOLGOK
A rendszer megvan és be van állítva, a valódi adatok mégis e-mailben küldött fájlokban mozognak. Ugyanazt az információt kétszer viszik fel: egyszer ott, ahol kényelmes, egyszer ott, ahol hivatalosan elvárt. A jóváhagyások üzenetekben történnek, a nyomuk pedig a beszélgetésekben marad, nem a rendszerben.
A megszokott fájl kevesebb lépést kérhet, mint a rendszerben beállított folyamat, vagy lefedhet egy olyan kivételt, amelyre a folyamat nem készült fel. Amíg mindkét út elfogadott, a rövidebb nyer.
A DÖNTÉS, AMELY MEGVÁLTOZTATJA A HASZNÁLATOT
Egyetlen pilotfolyamatot választunk — általában a leggyakoribbat —, és kijelölünk egy dátumot, amelytől kezdve az csak egy helyen létezik. Egy folyamat, nem az egész rendszer egyszerre.
A kiválasztott folyamat minden lépéséhez felelőst nevezünk ki: ki viszi fel, ki hagyja jóvá, ki válaszol, ha valami nem megy át. Nevek nélkül a döntés bejelentés marad, az emberek pedig visszatérnek a megszokotthoz.
HOGYAN KÖZELÍTJÜK MEG
Végigkövetjük a folyamatot az információval való első találkozástól a végső felhasználásig, és feljegyezzük, hol jelenik meg a kettős adatbevitel. Kivágjuk a felesleges lépéseket, és lefedjük a valódi kivételeket, mert a régi út puszta betiltása csak rejtett fájlokat szül.
Ezután beállítjuk az egyetlen utat, és teszteljük azokkal, akik naponta használni fogják, a saját eseteiken, a kényelmetlenekkel együtt. A képzés ugyanezekre az esetekre épül, nem bemutatóra, és az első két teljes ciklusban a csapat mellett maradunk.
Ha a végén kiderül, hogy a rendszer valóban nem fed le egy gyakori igényt, ezt kimondjuk. A platformváltás a diagnózis után kerül szóba, nem előtte. Nézze meg, hogyan dolgozunk a digitalizációban
MIT KÖVETÜNK NYOMON
Hány rögzítés érkezik még a régi úton a megadott dátum után, és pontosan melyek — rendszerint épp a le nem fedett kivételre mutatnak. Mennyi ideig tart egy teljes ciklus a változtatás előtt, a cég saját adatain elvégzett méréshez képest. És a használat személyenként, nem átlagban: az egész csapat használja-e, vagy csak a fele.