Átnézzük a dokumentumokat, a folyamatokat és a kockázatokat, mielőtt kívülről tenné valaki. Listát kap a nem megfelelőségekről, aszerint rendezve, mibe kerül, ha így marad.
Kérjen auditot →A módosításokat kapkodva készítették, a munkaköri leírások egy három évvel ezelőtti felvételből maradtak, a belső szabályzat egy valahonnan letöltött változat. A jelenléti nyilvántartás egyet mond, a tényleges munkarend mást.
A különbség csak akkor derül ki, amikor ellenőrzés, panasz vagy egy finanszírozás előtti átvilágítás érkezik. Onnantól már nem arról szól a beszélgetés, mit szeretett volna, hanem arról, mit tud dokumentumokkal igazolni.
A valódi dokumentumokat nézzük át, nem a mappában lévő mintákat: szerződések, módosítások, munkaköri leírások, jelenléti nyilvántartás, szabadságnyilvántartás, belső szabályzat, fegyelmi eljárások.
A megállapításokat kitettség szerint rendezzük, nem a megtalálásuk sorrendjében.
A javítás opcionális: átvállaljuk, vagy a csapatánál marad, a jelentésben szereplő terv alapján.
Az audit időtartamát a szervezet mérete és a rendelkezésre álló dokumentumok alapján határozzuk meg.
Elküldjük a dokumentumok pontos listáját és egy kérdéssort. Semmit nem kérünk, amit nem használunk fel a jelentésben.
A helyszínen összevetjük, mi áll a dokumentumokban azzal, ami valóban történik: jelenléti nyilvántartás, munkarend, kiküldetések, aláírások és iratkezelés. A látogatás hosszát az ellenőrzés terjedelméhez igazítjuk.
Írásos jelentés minden megállapítással, a jogalappal, a becsült kockázattal és a javasolt lépéssel. Együtt megyünk végig rajta, pontról pontra.
Megírjuk a hiányzó dokumentumokat, aktualizáljuk a belső szabályzatot és az eljárásokat, majd a végrehajtás után újra ellenőrizzük.
Négy mező minden megtalált ponthoz. Általános megfogalmazások nélkül, és „bevált gyakorlatokra" való hivatkozás nélkül.
Minden pont ugyanígy készül: a megállapítás, a jogi alap, a kockázat és a javasolt intézkedés.
1. MEZŐ
Mit találtunk, melyik dokumentumnál vagy folyamatnál, konkrét példával.
2. MEZŐ
A megtalált helyzetre alkalmazandó cikk vagy rendelkezés.
3. MEZŐ
Mi történhet, ha így marad, és mennyire kitett.
4. MEZŐ
Mit kell tenni, ki a felelős, és milyen prioritási sorrendben.
Több mint egy éve nem nézte át a személyi dokumentumokat.
Volt ellenőrzés vagy panasz, és tudni szeretné, mi jöhet még elő.
Valaki mástól vette át a HR-t, és nem tudja, mit örököl.
Finanszírozásra, külső auditra vagy cégeladásra készül.
Az audit a vizsgálat időpontjában fennálló helyzetet mutatja, a rendelkezésre bocsátott dokumentumok és információk alapján. Nem helyettesíti a jogi tanácsadást, és nem garantálja egy ellenőrzés kimenetelét.
Külön leírtuk, hogyan közelítenénk meg azt a helyzetet, amelyben a dossziék hiánytalanok, de nem tükrözik a gyakorlatot. Nézze meg a példát a megközelítésünkre