Verificăm documentele, procesele și riscurile înainte să le verifice cineva din afară. Primești o listă de neconformități, ordonată după cât te costă dacă rămâne așa.
Cere un audit →Actele adiționale s-au făcut pe fugă, fișele de post au rămas de la angajarea de acum trei ani, regulamentul intern e o variantă descărcată de undeva. Pontajul spune un lucru, programul real spune altul.
Diferența se vede abia când vine un control, o reclamație sau o verificare înainte de finanțare. Atunci discuția nu mai e despre ce ai vrut să faci, ci despre ce poți dovedi cu documente.
Verificăm documentele reale, nu modelele din dosar: contracte, acte adiționale, fișe de post, pontaj, evidența concediilor, regulament intern, proceduri disciplinare.
Constatările sunt ordonate după expunere, nu după ordinea în care le-am găsit.
Corecția e opțională: o preluăm noi sau rămâne la echipa ta, pe baza planului din raport.
Durata auditului se stabilește în funcție de dimensiunea organizației și de documentele disponibile.
Îți trimitem lista exactă de documente și o listă de întrebări. Nu cerem nimic ce nu folosim în raport.
Comparăm la sediu ce scrie în documente cu ce se întâmplă efectiv: pontaj, program, delegări, semnături și arhivare. Stabilim durata vizitei în funcție de aria verificării.
Raport scris cu fiecare constatare, baza legală, riscul estimat și acțiunea recomandată. Îl parcurgem împreună, punct cu punct.
Redactăm documentele lipsă, actualizăm regulamentul intern și procedurile, apoi verificăm din nou după implementare.
Patru câmpuri pentru fiecare punct găsit. Fără formulări generale și fără trimiteri la „bune practici".
Fiecare punct e scris la fel: constatarea, baza legală, riscul și acțiunea propusă.
CÂMPUL 1
Ce am găsit, la ce document sau proces, cu exemplul concret.
CÂMPUL 2
Articolul sau prevederea care se aplică situației găsite.
CÂMPUL 3
Ce se poate întâmpla dacă rămâne așa și cât de expus ești.
CÂMPUL 4
Ce trebuie făcut, cine răspunde și în ce ordine de prioritate.
Nu ai mai verificat documentele de personal de peste un an.
Ai avut un control sau o reclamație și vrei să știi ce mai poate apărea.
Ai preluat HR-ul de la altcineva și nu știi ce moștenești.
Pregătești o finanțare, un audit extern sau o vânzare a companiei.
Auditul arată situația la momentul verificării, pe documentele și informațiile primite. Nu înlocuiește consultanța juridică și nu garantează rezultatul unui control.
Am scris separat cum am aborda situația în care dosarele sunt complete, dar nu reflectă practica. Vezi exemplul de abordare