AUDIT
A dossziék hiánytalanok. De tükrözik, ami történik?
Attól, hogy egy dokumentum létezik, még nem biztos, hogy egyezik a gyakorlattal. Összevetjük, mi áll a dossziéban, azzal, ahogyan a munka valójában zajlik.
PÉLDA A HUMX MÓDSZERÉRE, NEM ÜGYFÉLPROJEKT.
HOL AKADNAK EL A DOLGOK
A dosszié hiánytalan: aláírt szerződések, munkaköri leírások, belső szabályzat, kitöltött jelenléti ívek. A különbség egy hétköznapi munkanappal összevetve látszik. A munkaköri leírás olyan szerepet ír le, amelyet az illető már rég nem tölt be, a jóváhagyások más csatornán futnak, mint amit az eljárás rögzít, a jelenléti ívet pedig hónap végén, emlékezetből töltik ki.
Az eltérések akkor jelenhetnek meg, amikor a szerepek és a folyamatok változnak, a dokumentumok pedig lemaradnak.
A DÖNTÉS, AMELY MEGVÁLTOZTATJA AZ ELLENŐRZÉST
El kell fogadni, hogy az ellenőrzés nem ér véget a dokumentum meglétével. A hiánytalan dosszié azt mutatja, hogy valamit megtettek egyszer, nem azt, hogy ma is így működik.
Ebből következik a többi: a gyakorlattal való egyezést a következtetések előtt ellenőrizzük, a kapott listát pedig kockázati kitettség szerint rendezzük, nem a megállapítások sorrendjében.
HOGYAN KÖZELÍTJÜK MEG
Mintát választunk, és megindokoljuk: különböző területekről származó szerepek, olyan emberek, akiknek a munkaideje vagy a feladatköre nemrég változott, néhány friss belépő. Nem mindent nézünk át; ott nézünk, ahol az eltéréseknek a legtöbb okuk van megjelenni.
Minden esetben a dokumentumot a folyamat mellé tesszük: mit ír a munkaköri leírás és mit csinál az illető, hogyan zajlik a jóváhagyás papíron és hogyan a valóságban, hogyan töltik ki a jelenléti ívet és ki hagyja jóvá. Minden eltéréshez felelős tartozik és vele egyeztetett határidő, nem a jelentésből rákényszerített.
A végrehajtás után visszatérünk, és ugyanazokat a pontokat ellenőrizzük újra, az akkori gyakorlaton. Nézze meg, hogyan dolgozunk az auditban
MIT KÖVETÜNK NYOMON
Hány javítás zárult le ténylegesen az egyeztetett határidőig, és hány maradt nyitva, milyen okból. Az újraellenőrzésnél az, hogy a gyakorlat változott-e, nem csak a dokumentum. És az ismétlődés: ugyanannak az eltérésnek a visszatérése az aktualizálási folyamat és a felelősségek felülvizsgálatát kívánja.