DIGITALISIERUNG
Sie haben ein HR-System. Das Team arbeitet weiter in Excel.
Ob ein System angenommen wird, zeigt sich in einem echten Ablauf, nicht beim Kauf der Lizenz. Wir schauen, was genau den alten Weg einfacher macht, und beginnen dort.
EIN BEISPIEL FÜR DIE ARBEITSWEISE VON HUMX, KEIN KUNDENPROJEKT.
WO ES HAKT
Das System ist gekauft und eingerichtet, die echten Daten laufen aber weiterhin als Dateien per E-Mail. Dieselben Angaben werden zweimal erfasst: einmal dort, wo es bequem ist, einmal dort, wo es offiziell verlangt wird. Freigaben passieren in Nachrichten, und ihre Spur bleibt in Chats statt im System.
Die vertraute Datei kann weniger Schritte erfordern als der im System eingerichtete Ablauf, oder sie deckt eine Ausnahme ab, die der Ablauf nicht vorsieht. Solange beide Wege zulässig sind, gewinnt der kürzere.
DIE ENTSCHEIDUNG, DIE DIE NUTZUNG VERÄNDERT
Man wählt einen einzigen Pilotablauf — in der Regel den häufigsten — und legt ein Datum fest, ab dem es ihn nur noch an einer Stelle gibt. Ein Ablauf, nicht das ganze System auf einmal.
Für diesen Ablauf wird jeder Schritt einer Person zugeordnet: wer erfasst, wer freigibt, wer antwortet, wenn etwas nicht durchgeht. Ohne Namen bleibt die Entscheidung eine Ankündigung, und die Leute kehren zum Gewohnten zurück.
WIE WIR VORGEHEN
Wir verfolgen den Ablauf vom ersten Kontakt mit der Information bis zu ihrer endgültigen Verwendung und halten fest, wo Doppelerfassung entsteht. Wir streichen Schritte ohne Zweck und decken die realen Ausnahmen ab, denn ein bloßes Verbot des alten Wegs erzeugt nur versteckte Dateien.
Danach richten wir den einen Weg ein und testen ihn mit den Menschen, die ihn täglich nutzen werden — an ihren eigenen Fällen, auch an den unbequemen. Die Schulung arbeitet mit denselben Fällen statt mit einer Demo, und wir begleiten das Team durch die ersten beiden vollständigen Zyklen.
Zeigt sich am Ende, dass das System einen häufigen Bedarf tatsächlich nicht abdeckt, sagen wir das. Über einen Plattformwechsel wird nach der Diagnose gesprochen, nicht davor. So arbeiten wir bei der Digitalisierung
WAS WIR VERFOLGEN
Wie viele Vorgänge nach dem vereinbarten Datum noch über den alten Weg kommen und welche das sind — sie zeigen meist genau die nicht abgedeckte Ausnahme. Wie lange ein vollständiger Zyklus dauert, verglichen mit der Messung vor der Umstellung, auf Basis der eigenen Daten des Unternehmens. Und die Nutzung pro Person statt im Durchschnitt: ob das ganze Team damit arbeitet oder nur die Hälfte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
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