Ai un sistem HR. Echipa lucrează tot în Excel.

Sistemul e cumpărat și configurat, dar datele reale circulă tot prin fișiere trimise pe e-mail. Aceleași informații se introduc de două ori: o dată unde e comod, o dată unde se cere oficial. Aprobările se dau în mesaje, iar urma lor rămâne în conversații, nu în sistem.

Fișierul familiar poate cere mai puțini pași decât fluxul configurat în sistem, sau poate acoperi o excepție pe care fluxul nu o prevede. Cât timp ambele căi sunt acceptate, câștigă cea mai scurtă.

Se alege un singur flux pilot — de regulă cel cu frecvența cea mai mare — și se stabilește o dată de la care el există într-un singur loc. Un flux, nu tot sistemul deodată.

Pentru fluxul ales se numesc responsabilii fiecărui pas: cine introduce, cine aprobă, cine răspunde când ceva nu intră. Fără nume, decizia rămâne un anunț, iar oamenii se întorc la ce știu.

Urmărim fluxul de la primul contact cu informația până la utilizarea ei finală și notăm unde apare introducerea dublă. Tăiem pașii care nu au rost și acoperim excepțiile reale, pentru că altfel interzicerea variantei vechi produce doar fișiere ascunse.

Configurăm apoi varianta unică și o testăm cu oamenii care o vor folosi zilnic, pe cazurile lor, inclusiv pe cele incomode. Instruirea se face pe aceleași cazuri, nu pe demo, și rămânem lângă echipă în primele două cicluri complete.

Dacă la final reiese că sistemul chiar nu acoperă o nevoie frecventă, o spunem. Schimbarea platformei se discută după diagnostic, nu înaintea lui. Vezi cum lucrăm pe digitalizare

Câte înregistrări mai intră pe calea veche după data stabilită și care sunt acelea — de obicei arată exact excepția neacoperită. Cât durează un ciclu complet față de măsurătoarea făcută înainte de schimbare, pe datele companiei. Și adopția pe oameni, nu pe medie: dacă folosesc toți din echipă sau doar jumătate.

Seamănă cu situația ta?

Spune-ne ce nu funcționează. Începem de acolo.

Discută situația ta →