AUDIT
Dosarele sunt complete. Dar reflectă ce se întâmplă?
Existența documentului nu dovedește singură concordanța cu practica. Comparăm ce scrie în dosar cu felul în care se lucrează efectiv.
EXEMPLU DE ABORDARE HUMX, NU UN PROIECT DE CLIENT.
UNDE SE BLOCHEAZĂ LUCRURILE
Dosarul e complet: contracte semnate, fișe de post, regulament intern, pontaj completat. Diferența apare la comparația cu ziua de lucru. Fișa descrie un rol pe care omul nu îl mai are de mult, aprobările se dau pe alt canal decât cel scris în procedură, iar pontajul se completează la final de lună, din memorie.
Diferențele pot apărea când rolurile și procesele se schimbă, iar documentele rămân în urmă.
DECIZIA CARE SCHIMBĂ VERIFICAREA
Se acceptă că verificarea nu se încheie la existența documentului. Un dosar complet arată că ceva a fost făcut la un moment dat, nu că se aplică azi.
De aici decurge restul: concordanța se verifică înainte de a trage concluzii, iar lista rezultată se ordonează după expunere, nu după ordinea în care au apărut constatările.
CUM ABORDĂM SITUAȚIA
Alegem un eșantion și explicăm de ce: roluri din zone diferite, oameni cu program sau responsabilități care s-au schimbat recent, câteva angajări noi. Nu verificăm tot; verificăm acolo unde diferențele au cele mai multe motive să apară.
Pentru fiecare caz punem documentul lângă proces: ce scrie în fișă și ce face omul, cum se dau aprobările pe hârtie și cum se dau în realitate, cum se completează pontajul și cine îl confirmă. Fiecare diferență primește un responsabil și un termen agreat cu el, nu impus din raport.
După implementare revenim și reverificăm aceleași puncte, pe practica de atunci. Vezi cum lucrăm pe audit
CE URMĂRIM
Câte remedieri au fost efectiv închise până la termenul agreat și câte au rămas deschise, cu motivul. La reverificare, dacă s-a schimbat practica, nu doar documentul. Și recurența: repetarea aceleiași diferențe cere verificarea procesului de actualizare și a responsabilităților.