AUDIT
Die Akten sind vollständig. Aber bilden sie ab, was geschieht?
Dass ein Dokument existiert, beweist für sich genommen keine Übereinstimmung mit der Praxis. Wir vergleichen, was in der Akte steht, mit der Art, wie tatsächlich gearbeitet wird.
EIN BEISPIEL FÜR DIE ARBEITSWEISE VON HUMX, KEIN KUNDENPROJEKT.
WO ES HAKT
Die Akte ist vollständig: unterschriebene Verträge, Stellenbeschreibungen, Arbeitsordnung, ausgefüllte Zeitnachweise. Der Unterschied zeigt sich im Vergleich mit einem normalen Arbeitstag. Die Stellenbeschreibung erfasst eine Rolle, die die Person längst nicht mehr hat, Freigaben laufen über einen anderen Kanal als in der Verfahrensanweisung, und die Zeiterfassung wird am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt.
Abweichungen können entstehen, wenn sich Rollen und Abläufe ändern und die Unterlagen zurückbleiben.
DIE ENTSCHEIDUNG, DIE DIE PRÜFUNG VERÄNDERT
Man akzeptiert, dass die Prüfung nicht mit dem Vorhandensein des Dokuments endet. Eine vollständige Akte zeigt, dass etwas irgendwann getan wurde, nicht dass es heute gilt.
Alles Weitere folgt daraus: Die Übereinstimmung mit der Praxis wird vor jeder Schlussfolgerung geprüft, und die entstehende Liste wird nach Exponierung geordnet, nicht nach der Reihenfolge der Feststellungen.
WIE WIR VORGEHEN
Wir wählen eine Stichprobe und begründen sie: Rollen aus verschiedenen Bereichen, Personen mit kürzlich geänderten Arbeitszeiten oder Zuständigkeiten, einige Neueinstellungen. Wir prüfen nicht alles; wir prüfen dort, wo Abweichungen die meisten Gründe haben aufzutreten.
Für jeden Fall legen wir das Dokument neben den Ablauf: was in der Stellenbeschreibung steht und was die Person tut, wie Freigaben auf dem Papier erfolgen und wie in der Realität, wie die Zeiterfassung ausgefüllt und von wem sie bestätigt wird. Jede Abweichung bekommt eine verantwortliche Person und eine mit ihr vereinbarte Frist, keine aus dem Bericht vorgegebene.
Nach der Umsetzung kommen wir zurück und prüfen dieselben Punkte erneut, an der dann geltenden Praxis. So arbeiten wir beim Audit
WAS WIR VERFOLGEN
Wie viele Korrekturen bis zur vereinbarten Frist tatsächlich abgeschlossen wurden und wie viele offen blieben, mit Begründung. Bei der Nachprüfung, ob sich die Praxis geändert hat und nicht nur das Dokument. Und die Wiederkehr: taucht dieselbe Abweichung erneut auf, gehören der Aktualisierungsprozess und die Zuständigkeiten dafür auf den Prüfstand.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sagen Sie uns, was nicht funktioniert. Da fangen wir an.
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