ENTSCHEIDUNGEN UND ORGANISATION
Zusammenarbeit zwischen Abteilungen: So wird die Übergabe klar.
Eine Übergabe funktioniert, wenn die Informationen vollständig sind, jemand sie ausdrücklich übernimmt und der Termin mit der Person vereinbart wird, die die Arbeit weiterführt.
DAS HUMX-TEAM
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Eine klare Übergabe zwischen Abteilungen bedeutet vier vorab geklärte Dinge: welche Informationen weitergehen, wer sie übernimmt, wie die Annahme bestätigt wird und bis wann.
Ein illustratives Beispiel: der Auftrag
Ein Auftrag kommt über den Vertrieb herein und gelangt in den Betrieb, dann in die Logistik. Bei jedem Schritt übernimmt jemand die Arbeit und verpflichtet sich zu einem Termin. Vollständige Informationen und ein vereinbarter Termin geben den Teams eine gemeinsame Grundlage, um den Auftrag zu verfolgen.
Ein realistischer Termin wird gemeinsam mit der übernehmenden Person festgelegt, unter Berücksichtigung dessen, was dort bereits läuft. Ein ohne Kapazitätsprüfung festgelegter Termin kann Umplanungen erforderlich machen.
Was eine Übergabe enthält
Fehlen Daten, geht die Anfrage mit einer Liste des Fehlenden zurück, statt in der Warteschleife zu bleiben. Für Situationen außerhalb des üblichen Musters werden Verantwortliche und Vertretung intern nach Art der Entscheidung festgelegt; viele Ausnahmen werden auf Ebene der beteiligten Teams gelöst.
Das Pilotprojekt an einer einzigen Übergabe
Beginnen Sie mit einer einzigen Übergabe — etwa vom Vertrieb in den Betrieb — in dem Kanal, den das Unternehmen ohnehin nutzt. Eine gemeinsame Nachrichtenvorlage kann der Ausgangspunkt des Pilotprojekts sein. Bewerten Sie den Bedarf an einem Werkzeug, sobald Sie die Struktur der Übergabe geklärt haben.
Auch für Teams praktikabel, die nicht am selben Ort arbeiten: Kolleginnen und Kollegen im Büro und an den Standorten nutzen dieselbe Struktur, auch wenn die Nachricht über verschiedene Kanäle ankommt.
Die Übergabevorlage
Acht Zeilen, als Struktur der Nachricht genutzt.
Die Anfrage, klar formuliert.
Der für die Ausführung relevante Kontext.
Die benötigten Daten, aufgelistet.
Das akzeptierte Ergebnis.
Die übernehmende verantwortliche Person und die Vertretung.
Der vereinbarte Termin.
Die Bestätigung der Übernahme.
Was fehlt und an wen eskaliert wird.
Dieselbe Struktur, von allen Abteilungen genutzt, macht Übergaben untereinander vergleichbar.
Was Sie messen
Drei Dinge helfen, den Ablauf zu verbessern: wie oft eine Anfrage wegen fehlender Daten zurückkommt, wie lange eine Anfrage zwischen Abteilungen wartet und wie oft eine Arbeit neu gemacht wird. Sie werden nach Art der Anfrage verfolgt und zeigen so, wo Zeit verloren geht.
Die Messungen betreffen den Ablauf, nicht die Personen. Die nützliche Schlussfolgerung ist, welcher Schritt der Übergabe geklärt wird, wer das tut und bis wann.
Der praktische Schritt
Wählen Sie eine einzige Übergabe und schreiben Sie die Vorlage dafür, gemeinsam mit beiden Teams. Berührt das Gespräch die Arbeitsweise der Führungskräfte, siehe die Trainingsprogramme; für Teams an verschiedenen Standorten siehe die Situation der Standorte.
Lassen Sie uns die Verantwortlichkeiten klären.
Wir sehen uns eine konkrete Übergabe an und legen gemeinsam fest, was weitergeht.
Lassen Sie uns die Verantwortlichkeiten klären →