Dasselbe Unternehmen. Andere Regeln an jedem Standort.

Ein Unternehmen, das Standorte in mehreren Städten eröffnet hat, jeder mit einer lokalen Leitung, die sich anfangs so gut wie möglich behalf. Die Regeln entstanden unterwegs, an jedem Ort anders. Das Szenario ist illustrativ: es beschreibt einen Situationstyp, keinen Kunden.

Eine neue Person startet den ersten Tag je Standort mit anderen Unterlagen. Ein Urlaubsantrag wird an einem Ort von der direkten Führungskraft, an einem anderen von der Buchhaltung genehmigt. Die Akten erreichen die Zentrale in Formaten, die sich nicht vergleichen lassen.

Mögliche Ursachen: es gibt keinen Prozessverantwortlichen, die Regeln wurden nie an einem Ort festgehalten, oder sie wurden festgehalten, aber nie an das angepasst, was an einem Standort im Schichtbetrieb tatsächlich passiert.

Man erstellt eine kurze Liste: was an allen Standorten identisch sein muss und was lokal bleiben darf. Unterschiede bei Arbeitszeiten, Stellentypen oder lokalen Lieferanten sind berechtigte Ausnahmen; separat erfundene Formulare nicht. Der Prozess erhält einen einzigen Verantwortlichen, der entscheidet, wann eine Ausnahme zur Regel wird.

Vor jeder neuen Software wird derselbe Ablauf an zwei Standorten durchlaufen und Schritt für Schritt verglichen. Ein System, das über unklare Regeln gekauft wird, vervielfacht sie, statt sie zu lösen.

Beispiel: die Unterlagen für den ersten Tag. Man legt eine gemeinsame Liste fest, dieselbe an allen Standorten, plus die Punkte, die berechtigt abweichen, etwa tätigkeitsspezifische Schutzausrüstung. Was auf die Liste kommt, wird mit Ihrem eigenen Arbeitsrechtsspezialisten für Ihre Situation geprüft — ein universell gültiges Set gibt es nicht.

Der unmittelbare Schritt: nehmen Sie je eine kürzliche Einstellung pro Standort und legen Sie die Unterlagen nebeneinander. Die Unterschiede zeigen sich in wenigen Minuten.

Sie verfolgen die Verzögerungen durch unvollständige Akten und die Zahl der zur Korrektur zurückgegebenen Anträge. Das sind Prozesskennzahlen, keine Ergebnisversprechen.

Woran erkenne ich, ob eine lokale Ausnahme berechtigt ist? + −

Fragen Sie, was passiert, wenn Sie sie abschaffen. Hat die Antwort mit der Tätigkeit, den Arbeitszeiten oder einer konkreten rechtlichen Anforderung zu tun, ist es eine echte Ausnahme und wird so festgehalten. Lautet die Antwort „das haben wir von Anfang an so gemacht", ist es eine aus Gewohnheit verbliebene Abweichung.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Sagen Sie uns, wie viele Standorte Sie haben und wo die meisten Unterschiede auftreten. Wir sagen Ihnen, wo wir anfangen würden.

Gemeinsame Abläufe und der Pilot vor der Einführung sind beschrieben in HR-Digitalisierung.

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