DIGITALISIERUNG
HR-Software auswählen: einen Ablauf testen, dann die Angebote vergleichen.
Wählen Sie einen Ablauf, den Sie wöchentlich nutzen, verlangen Sie von allen Anbietern dieselbe Demo und vergleichen Sie, was Sie gesehen haben, nicht was in der Broschüre steht.
DAS HUMX-TEAM
~3 MIN LESEZEIT
Eine allgemeine Demo zeigt, was die Software kann. Ein realer Ablauf zeigt, was in Ihrem Unternehmen passiert. Beginnen Sie mit dem Zweiten.
Der Testablauf
Der Urlaubsantrag ist gut geeignet: alle nutzen ihn, er hat eine Freigabe und er hat Ausnahmen. Der vollständige Weg sieht so aus: Antrag, Freigabe durch die Führungskraft oder deren Vertretung, eine Korrektur nach der Freigabe, die Historie, wer was wann getan hat, dann der Export für die Lohnabrechnung.
Sie verlangen von jedem Anbieter dieselbe Demo, mit denselben fiktiven Daten und denselben Schritten. Die Unterschiede werden sofort sichtbar, und die Entscheidung hängt nicht mehr davon ab, wer überzeugender präsentiert.
Sieben Fragen jenseits der Bildschirme
Wie werden Berechtigungen eingerichtet: was sieht eine Führungskraft, was sieht HR, was sieht der Mitarbeitende?
Welche Integrationen gibt es zu den Programmen, die Sie bereits nutzen, und wie werden sie umgesetzt?
Wie exportieren Sie die Daten, in welchen Formaten und wie vollständig?
Wie sieht der Support aus: Kanal, Zeiten, wer antwortet, was passiert bei einem blockierenden Problem?
Wer migriert die bestehenden Daten und wer prüft das Ergebnis?
Welche Schulung ist enthalten, für wie viele Personen und in welchem Format?
Was erhalten Sie bei Vertragsende, in welchem Format und in welcher Frist?
Kriterien mit Nachweis, nicht mit Punkten
Teilen Sie die Anforderungen in drei Gruppen und verlangen Sie für jede einen konkreten, in der Demo gesehenen Nachweis.
Die Gesamtkosten, nach Komponenten
Vergleichen Sie Lizenz, Einrichtung, Datenmigration, Schulung und Support über denselben Zeitraum. Verlangen Sie vom Anbieter Kosten und Bedingungen jeder Komponente. Schätzen Sie separat die interne Zeit, die Ihr Team für Vorbereitung, Test und Einführung braucht.
Das Demo-Szenario, Schritt für Schritt
Die Daten sind fiktiv. Senden Sie das Szenario vorab, damit jeder Anbieter mit demselben Fall vorbereitet erscheint.
1. Ein Mitarbeiter beantragt drei Urlaubstage, per Telefon.
2. Seine Führungskraft ist im Urlaub; die Freigabe geht an die Vertretung.
3. Nach der Freigabe ändert sich einer der Tage; die Korrektur wird vorgenommen.
4. Die Historie wird geöffnet: wer beantragt, wer freigegeben, wer korrigiert hat.
5. Der Monat wird für die Lohnabrechnung exportiert, in dem Format, das Sie nutzen.
Notieren Sie, wo ein Umweg nötig war und wer in Ihrem Team diesen Schritt täglich machen würde.
Der Pilot
Bevor Sie für das ganze Unternehmen entscheiden, lassen Sie den gewählten Ablauf mit einer kleinen Gruppe laufen. Legen Sie eine verantwortliche Nutzerin oder einen verantwortlichen Nutzer fest, ein schriftliches Abnahmekriterium — zum Beispiel: Anträge laufen ohne parallele E-Mails durch — und ein Datum, an dem das Ergebnis bewertet wird.
Ein Pilot zeigt, was sich in der täglichen Arbeit ändert. Wie ein ganzer Monat auf einem Ablauf abgeschlossen wird, beschreiben wir im Artikel über die Zeiterfassung, die nicht rechtzeitig schließt.
Klären wir den Ablauf.
Wir wählen gemeinsam den Testablauf und das Demo-Szenario. Sehen Sie, wie wir arbeiten: HR-Digitalisierung.
Klären wir den Ablauf →