Die Zeiterfassung schließt nicht rechtzeitig. Neue Software ist nicht die erste Entscheidung.

Bevor Sie Softwareanbieter vergleichen, verfolgen Sie einen einzigen Monat der Zeiterfassung von Anfang bis Ende. Es lohnt sich zu prüfen, ob die Blockade im Werkzeug liegt oder darin, dass niemand das letzte Wort hat.

Nehmen wir ein hypothetisches Unternehmen mit Produktion in drei Schichten und einigen Dutzend Menschen am Standort. Die Zeiterfassung schließt jeden Monat drei bis vier Tage zu spät. Alle sind sich einig, dass „ein Programm" nötig ist. Wenige können ohne Nachsehen sagen, wer die Stunden eines Mitarbeiters freigibt, der Mitte des Monats die Schicht gewechselt hat.

Der Weg eines Monats, Schritt für Schritt

Es gibt vier Fragen, deren Antwort ein Name sein muss, keine Funktionsbezeichnung.

In unserem Beispiel bleibt die letzte Frage unbeantwortet. Korrekturen kommen, bis jemand sie telefonisch stoppt, und die Abrechnung rechnet zweimal. Keine Software löst das allein: Ist die Frist nicht gesetzt und verantwortet, wird sie auch im System gerissen.

Drei verschiedene Dinge, oft verwechselt

Die Arbeitszeiterfassung bedeutet: wer gearbeitet hat, wann und wie lange, einschließlich Überstunden und Abwesenheiten. Sie ist eine Arbeitgeberpflicht und die Quelle für alles Weitere.

Die Lohnabrechnung macht aus Stunden Geld: Zulagen, Abzüge, Beiträge, Lohnzettel. Sie nutzt die Daten der Erfassung, ist aber ein eigener Prozess, mit anderer Zuständigkeit und anderer Frist.

Das Arbeitnehmerregister hat mit den Monatsstunden nichts zu tun. Es enthält die Vertragsdaten und deren Änderungen. Seit dem 1. Januar 2026 hat REGES-ONLINE die Anwendung REVISAL abgelöst, laut der Mitteilung des ITM Dâmbovița vom 21.01.2026. Die häufigen Fragen und der offizielle Leitfaden sind veröffentlicht auf reges.inspectiamuncii.ro. Konkrete Fristen und Pflichten werden dort geprüft, nicht in Artikeln.

Die drei zu verwechseln führt zu falschen Lösungen: Man kauft ein Abrechnungsmodul für ein Erfassungsproblem oder sucht ein Zeiterfassungswerkzeug für ein Reportingproblem.

Ein einfacher Test: Nehmen Sie den letzten abgeschlossenen Monat und fragen Sie, wer die Beschwerde einer Person beantwortet hat, der zwei Stunden fehlten. Kam die Antwort aus der Abrechnung, prüfen Sie, ob das Team die Erklärung nur weitergegeben oder die Zeitdaten selbst korrigieren musste. Korrigieren Sie den Fehler an der Quelle und verfolgen Sie die Aktualisierung der Berechnung.

Ein Pilot auf einem einzigen Ablauf

Nehmen Sie eine Abteilung und einen Monat, notieren Sie vier Kennzahlen vor jeder Änderung und vergleichen Sie sie nach zwei vollständigen Zyklen.

Wie Sie den Pilot testen

Vor einer unternehmensweiten Einführung nehmen Sie eine Abteilung und einen Monat. Messen Sie an Ihren eigenen Daten vier einfache Dinge: wie viele Tage zwischen Monatsende und Abschluss vergehen, wie viele Korrekturen nach der ersten Prüfung auftreten, wie viele Stunden Menschen mit dem Sammeln und Prüfen von Stunden verbringen und wie viele Fragen von Mitarbeitenden zu Stunden bei HR ankommen.

Sie halten sie vor jeder Änderung fest und messen nach zwei vollständigen Zyklen erneut. Verglichen wird mit Ihrer eigenen früheren Lage, nicht mit einem in einem Angebot versprochenen Prozentsatz. Verbessern sich die Kennzahlen nicht, prüfen Sie erneut den Prozess, die Nutzung des Werkzeugs und die Datenqualität.

Oft kommt die erste Verbesserung noch vor jeder Software: Es wird eine Person für die Prüfung festgelegt, eine Frist für Korrekturen gesetzt und ein einziger Kanal dafür vereinbart. Erst danach ergibt die Frage Sinn, welches Programm man kauft — und mit den Messwerten in der Hand wird sie deutlich leichter.

Sollen wir gemeinsam einen Monat der Zeiterfassung verfolgen?

So beginnt ein Projekt im Bereich HR-Digitalisierung. Wenn Sie den Prozess lieber gar nicht intern führen möchten, sprechen wir über Outsourcing und Payroll.

Gespräch vereinbaren →