A pozíció sürgős. A jóváhagyások három csapaton mennek át.

Egy pozíció nyílik egy leányvállalatnál: a helyi HR előkészíti a kérést, a hiring manager támogatja, a pénzügy ellenőrzi a költségvetést, egy regionális funkció pedig visszaigazolja a sávot. Minden lépésnek van oka, együtt viszont időbe telik. A forgatókönyv szemléltető: egy folyamattípust ír le, nem egy konkrét céget.

A keresés úgy indul, hogy a költségvetés nincs lekötve, majd félúton megáll. A sáv csak az ajánlatnál tisztázódik. Senki nem tudja megmondani, ki adja a végső jóváhagyást, a kérést pedig egy újabb csapat kedvéért más formátumban megismétlik.

A lehetséges okok, külön ellenőrizve: ugyanazt az információt két helyen kérik be, a döntési küszöbök nincsenek leírva, vagy nincs sorrend — a lépések párhuzamosan futnak, és ellentmondanak egymásnak.

Felrajzolják egy kérés valódi útját, a csapatban felmerülő igénytől a jóváhagyásig, minden lépéssel és minden szereplővel. Utána megjelölik, mi kötelező ellenőrzés — költségvetés, sáv, megfelelés —, és mi duplikált jóváhagyás, amit valamikor hozzátettek, és a folyamatban maradt.

A kötelező ellenőrzéseket nem kerülik ki és nem rövidítik; sorba rendezik, egyszer dokumentálják, a folyamat pedig felelőst kap. Az eszkalációs kritériumokat előre elfogadják, hogy a sürgősséget ne improvizált kivételekkel oldják meg.

Példa: a headcount jóvá van hagyva, de a megfelelő jelölt a sávon kívüli csomagot kér. Ha a belső szabályzat megengedi, és a jóváhagyott feltételek nem változtak, a kivételt az illetékes döntéshozó külön, indoklással megvizsgálhatja. Ezután megerősítik, mely jóváhagyások maradnak érvényben, és mit kell újra elvégezni.

A konkrét lépés: válassza szét a pozíció jóváhagyását az ajánlat jóváhagyásától. Két döntés, más adatokkal és nem mindig azonos döntéshozókkal.

Az egyes szakaszokon eltöltött időt és ugyanazon kérés újraindításainak számát követi. Ezek folyamatmutatók: azt jelzik, hol áll a kérés, nem azt, hogy a toborzás jobb lett.

Hogyan rövidítjük a folyamatot az ellenőrzés gyengítése nélkül? + −

Nem az ellenőrzések megszüntetésével, hanem a megismétlésük megszüntetésével. Ugyanaz az információ egyszer, egyetlen formátumban összegyűjtve minden ellenőrzést kiszolgál. Azok a lépések, amelyek csak a már visszaigazoltat igazolják, tájékoztatássá válnak, nem jóváhagyássá.

Ismerős a helyzet?

Mondja el, hány csapaton megy át Önöknél egy pozíciókérés, és hol akad el a leggyakrabban. Megmondjuk, hol kezdenénk.

Az, ahogyan a toborzási megbízásokon dolgozunk, itt olvasható: Toborzás és executive search.

Beszéljünk a helyzetéről →