Die Stelle ist dringend. Die Genehmigungen laufen durch drei Teams.

Eine Stelle in einer Tochtergesellschaft: das lokale HR bereitet die Anforderung vor, der Hiring Manager unterstützt sie, Finanzen prüfen das Budget, und eine regionale Funktion bestätigt das Gehaltsband. Jeder Schritt hat einen Grund, zusammen dauern sie jedoch. Das Szenario ist illustrativ: es beschreibt einen Ablauftyp, kein bestimmtes Unternehmen.

Die Suche startet, ohne dass das Budget gebunden ist, und bleibt dann auf halbem Weg stehen. Das Gehaltsband wird erst beim Angebot geklärt. Niemand kann sagen, wer die endgültige Genehmigung gibt, und die Anforderung wird für ein weiteres Team in einem anderen Format wiederholt.

Mögliche Ursachen, getrennt zu prüfen: dieselbe Information wird an zwei Stellen verlangt, die Entscheidungsschwellen sind nicht festgehalten, oder die Reihenfolge fehlt — die Schritte laufen parallel und widersprechen sich.

Man zeichnet den tatsächlichen Weg einer Anforderung auf, vom Bedarf im Team bis zur Genehmigung, mit jedem Schritt und jeder Person. Dann markiert man, was verpflichtende Kontrolle ist — Budget, Gehaltsband, Compliance — und was doppelte Genehmigung, irgendwann hinzugefügt und im Ablauf geblieben.

Verpflichtende Kontrollen werden nicht umgangen oder verkürzt; sie werden geordnet, einmal dokumentiert, und der Ablauf erhält einen Verantwortlichen. Eskalationskriterien werden im Vorfeld vereinbart, damit Dringlichkeit nicht über improvisierte Ausnahmen gelöst wird.

Beispiel: der Headcount ist genehmigt, aber die passende Kandidatin verlangt ein Paket außerhalb des Bandes. Sofern die interne Richtlinie es zulässt und die genehmigten Bedingungen unverändert sind, kann die Ausnahme gesondert und mit Begründung von der zuständigen Stelle geprüft werden. Anschließend wird bestätigt, welche Genehmigungen gültig bleiben und was erneut durchlaufen werden muss.

Der konkrete Schritt: trennen Sie die Genehmigung der Stelle von der Genehmigung des Angebots. Es sind zwei Entscheidungen, mit unterschiedlichen Daten und Entscheidern, die nicht immer dieselben sind.

Sie verfolgen die Zeit pro Stufe und die Zahl der Wiederholungen derselben Anforderung. Das sind Prozesskennzahlen: sie zeigen, wo die Anforderung liegt, nicht dass das Recruiting besser wurde.

Wie verkürzen wir den Ablauf, ohne die Kontrolle zu schwächen? + −

Nicht indem man Prüfungen abschafft, sondern ihre Wiederholung. Dieselbe Information, einmal in einem einzigen Format erhoben, bedient alle Kontrollen. Schritte, die nur bestätigen, was schon bestätigt wurde, werden zur Information, nicht zur Genehmigung.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Sagen Sie uns, durch wie viele Teams eine Stellenanforderung bei Ihnen läuft und wo sie am häufigsten stehen bleibt. Wir sagen Ihnen, wo wir anfangen würden.

Wie wir an Suchmandaten arbeiten, ist beschrieben in Recruiting & Executive Search.

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