HR-audit: mit készít elő, és mit kellene kapnia a végén.

A hasznos audit egy üzleti kérdésből indul, és olyan prioritási listával zárul, amelyet valaki hétfő reggel át tud venni.

A tanácsadói HR-audit a vállalat által megrendelt elemzés, nem hatósági ellenőrzés és nem tanúsítás. Következtetései a belső döntést szolgálják, az értéke pedig abból fakad, mennyire pontosan fogalmazták meg a kezdő kérdést.

Az üzleti kérdés, a cél, a határok

„Ellenőrizzék a HR-ünket” hosszú és nehezen használható jelentéshez vezet. Egy hasznos kérdés máshogy szól: milyen kockázatok jelennek meg, ha 40 embert veszünk át egy új telephelyen; mi lassít minket a felvételnél; mit találna egy külső szemlélő, ha megnézné a személyi anyagokat.

A kérdésből következnek a határok: mely területek kerülnek elemzésre, melyek nem, milyen időszakra és mely munkakör-kategóriákra. Az írásban rögzített határ lerövidíti az auditot, és a jelentést összevethetővé teszi egy későbbi ellenőrzéssel.

Mit készít elő, kontrollált hozzáféréssel

Csak a határokhoz tartozó dokumentumokat kell előkészíteni. A céltól függően a következők lehetnek relevánsak: a belső szabályzat és az alkalmazandó eljárások, a szerződés- és munkaköri leírás minták, a munkaidő- és szabadságnyilvántartás, a felvételi és a megszüntetési folyamat, az oktatási dokumentumok, a munkavállalói adatkezelési tájékoztatók.

A hozzáférés kontrollált marad: megnevezett személyek, egyetlen átadási csatorna, anonimizálás ott, ahol az elemzéshez nincs szükség nevekre. Határozza meg, mely adatok szükségesek az egyes vizsgálatokhoz, és korlátozza a hozzáférést azokra, akiknek szükségük van rá.

A minta és a következtetések korlátai

A dokumentumok a szándékot mutatják. A gyakorlat valós helyzetekben látszik: néhány friss felvétel, néhány megszüntetés, egy hónap munkaidő-nyilvántartás, néhány kivételes eset. A mintát közösen választjuk ki, és a jelentésbe is bekerül.

Innen jön a korlát is: a következtetések azt írják le, amit az elemzett mintában, az elemzett időszakban láttunk. A tanácsadói audit nem helyettesíti a jogi tanácsadást, és nem garantálja egy külső ellenőrzés eredményét. Nyíltan kimondva ez a korlát hasznosabbá teszi a jelentést, nem gyengébbé.

Az eredménytermék: hat mező minden ponthoz

Egy így felépített jelentés munkatervvé alakítható. A prioritásokat megállapodott ütemterv szerint vesszük újra elő, minden cselekvéshez felelőssel és ellenőrzési dátummal.

A nyitó megbeszélés előkészítése

Mit tisztáz az elején

Az üzleti kérdés, egyetlen mondatban leírva.

A határokon belüli területek, és azok, amelyeket szándékosan kívül hagyunk.

A dokumentumokhoz hozzáférésre megnevezett személyek és az átadási csatorna.

A helyzetek mintája és a lefedett időszak.

Ki kapja meg a jelentést, és ki dönt a belőle következő prioritásokról.

Szemléltető példa: dokumentált feladatok és a valós munka

A helyzet feltételezett. Egy munkaköri leírásban a három évvel ezelőtti felvételkor rögzített feladatok szerepelnek. A munkatárssal és a vezetőjével folytatott beszélgetésből kiderül, hogy a jelenlegi munka egy része más: átvette egy új folyamat koordinálását, és a régi feladatok egy részét átadta.

Az észrevétel a dokumentum és a gyakorlat közötti különbségként kerül leírásra, a mintából vett bizonyítékkal. A hatást a vállalat helyzetére fogalmazzuk meg — például a teljesítményértékelés olyan kritériumokon fut, amelyek már nem írják le a munkát. Jogi ítéletet nem mondunk ki; a dokumentum frissítését javasoljuk, és rögzítjük, ki viszi ezt tovább.

Ugyanez a logika érvényes minden olyan különbségre, amely az írott és a valós között feszül: először a megállapítás és a bizonyíték, azután a belső döntés.

A gyakorlati lépés

Írja le az üzleti kérdést egy mondatban, és a határokon belüli területek listáját. A többi, a mintával együtt, az első beszélgetésen alakul ki. Azt, hogyan fest a dosszié és a gyakorlat közötti eltérés, itt is leírjuk: a dokumentumokról és a gyakorlatról szóló helyzet.

Határozzuk meg, mit érdemes megvizsgálni.

Az Ön kérdéséből indulunk, és rögzítjük a határokat. Nézze meg, hogyan dolgozunk: HR-audit és megfelelés.

Határozzuk meg, mit érdemes megvizsgálni →